Ogni anno migliaia di imprese sottoscrivono contratti di sede legale, unità locale o uffici in coworking.
Eppure uno dei documenti più importanti viene spesso dimenticato oppure compilato in modo superficiale: la dichiarazione di tenuta delle scritture contabili.
Si tratta di un documento apparentemente semplice, ma che assume un ruolo fondamentale sia nei rapporti tra cliente e gestore del business center sia durante eventuali controlli dell’Agenzia delle Entrate, della Guardia di Finanza o di altri enti.
Molti operatori del settore, infatti, consegnano solamente il contratto di domiciliazione senza acquisire alcuna informazione sul luogo in cui saranno o sono già conservate le scritture contabili dell’impresa o della ditta.
Questo può creare problemi sia al cliente sia al centro servizi.
In questa guida analizziamo:
- cos’è la dichiarazione di tenuta delle scritture contabili
- quali riferimenti normativi la disciplinano
- quali informazioni deve contenere
- quando è opportuno richiederla
- perché rappresenta una tutela anche per i coworking e i business center.
Che cosa sono le scritture contabili?
Le scritture contabili sono l’insieme dei libri, registri e documenti che rappresentano l’attività amministrativa e fiscale dell’impresa.
Tra i principali troviamo:
- libro giornale
- libro inventari
- registri IVA
- registri cespiti
- mastri contabili
- documentazione fiscale
- fatture emesse e ricevute
- documenti rilevanti ai fini tributari.
L’obbligo di tenuta deriva principalmente dagli articoli 2214 e seguenti del Codice Civile e dalla normativa tributaria.
Oggi gran parte della documentazione viene conservata digitalmente, ma rimane comunque necessario individuare il soggetto responsabile della tenuta e il luogo in cui tali documenti risultano disponibili in caso di verifica.
Cos’è la dichiarazione di tenuta delle scritture contabili?
La dichiarazione di tenuta delle scritture contabili è un documento attraverso il quale l’impresa dichiara:
- dove sono custodite le scritture contabili
- chi ne è il depositario
- dove potranno essere esibite in caso di controlli.
Nella maggior parte dei casi il depositario è:
- il commercialista di fiducia
- uno studio professionale
- la società stessa
- un centro servizi interno al gruppo
- un soggetto incaricato della conservazione digitale.
Il documento permette quindi di identificare con precisione il luogo in cui gli organi di controllo potranno reperire la documentazione dell’impresa.
Esiste un obbligo di legge?
La normativa fiscale richiede che il contribuente comunichi il luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili e le eventuali variazioni. L’obbligo ricade sul contribuente, non sul commercialista o altro depositario.
È importante chiarire un aspetto.
Non esiste una norma che imponga di allegare questa dichiarazione al contratto di sede legale.
Tuttavia rappresenta una best practice estremamente consigliabile, soprattutto per gli operatori che concedono:
- sedi legali
- unità locali
- uffici virtuali
- uffici arredati
- postazioni in coworking.
Cosa deve contenere la dichiarazione?
Una dichiarazione completa dovrebbe riportare almeno:
1. Dati dell’impresa
- denominazione
- partita IVA
- codice fiscale
- sede legale
2. Luogo di tenuta delle scritture
Occorre indicare:
- indirizzo completo di civico, CAP e città
- indicazione del nome del professionista o del suo studio
- eventuale archivio aziendale.
3. Depositario
Devono essere riportati:
- nome
- denominazione
- indirizzo
- recapiti.
4. Modalità di conservazione
Occorre specificare se la documentazione è:
- cartacea
- digitale
- mista.
Nel caso di conservazione digitale è opportuno indicare anche il conservatore o il sistema utilizzato.
5. Impegno ad aggiornare le variazioni
È buona prassi inserire una clausola con la quale il cliente si impegna a comunicare tempestivamente ogni variazione relativa:
- al commercialista
- al luogo di conservazione
- al depositario.
6. Firma
La dichiarazione deve essere sottoscritta e timbrata dal legale rappresentante della società o dal titolare della ditta individuale.
Perché è importante nei contratti di sede legale?
Questo è probabilmente l’aspetto più interessante per gli operatori del settore.
Molti clienti ritengono erroneamente che:
“Avendo la sede legale presso il business center o il coworking, anche la contabilità si trovi lì.”
Nella maggior parte dei casi non è così, anzi spesso è espressamente vietato.
La documentazione contabile viene normalmente conservata:
- presso il commercialista
- presso la sede operativa
- presso altro ufficio.
Se il business center o il coworking non acquisisce alcuna dichiarazione potrebbe trovarsi nella difficile situazione di ricevere richieste di esibizione di documenti che non possiede.
Perché allegarla al contratto?
Per il gestore rappresenta una tutela.
Infatti consente di dimostrare che:
- non è depositario della contabilità
- non custodisce registri fiscali
- non è responsabile della loro conservazione
- ha acquisito formalmente le informazioni dal cliente.
Questo aspetto diventa particolarmente importante durante verifiche fiscali.
Vale anche per le unità locali?
Assolutamente sì.
Anche quando il contratto riguarda solamente una unità locale o una sede secondaria è opportuno acquisire la dichiarazione.
Infatti il luogo di esercizio dell’attività non coincide necessariamente con il luogo in cui vengono custodite le scritture.
E per gli uffici a noleggio e per i desk?
Molti operatori ritengono che un contratto di ufficio arredato renda inutile questa documentazione.
In realtà dipende dall’utilizzo. Se il cliente utilizza stabilmente l’ufficio privato, è opportuno acquisire la dichiarazione.
Se invece si tratta di un utilizzo occasionale (ad esempio una giornata di lavoro una tantum), ancorché ripetuta nel tempo, normalmente non è necessaria. Diventa invece ancora più rilevante quando il cliente, oltre alla disponibilità di uno spazio di lavoro, ha nello stesso luogo anche la sede legale della società o della ditta.
Come per gli uffici, anche chi dispone di un desk ad uso esclusivo permanente dovrebbe produrre la dichiarazione di tenuta delle scritture contabili.
Un esempio pratico
Immaginiamo una società di e-commerce in questa situazione:
- ha eletto la sede legale presso un business center di Milano
- il personale lavora da remoto e occasionalmente in team presso un coworking di Verona
- ha il commercialista di fiducia a Bologna
- conserva i documenti digitalmente.
Durante una verifica fiscale un ispettore si reca presso la sede legale a Milano.
Il gestore del business center può esibire la dichiarazione sottoscritta dal cliente, dalla quale risulta chiaramente che le scritture sono depositate presso il commercialista a Bologna e conservate digitalmente.
In questo modo viene evitato qualsiasi equivoco.
È una tutela anche per il cliente
La dichiarazione protegge anche l’impresa.
Infatti consente di dimostrare immediatamente:
- dove si trovano i documenti
- chi li custodisce
- chi è il referente.
Questo velocizza le verifiche ed evita contestazioni inutili.
Errori più frequenti
Tra gli errori che si riscontrano più spesso nel rapporto tra flex office e cliente:
- non acquisire alcuna dichiarazione
- indicare genericamente “commercialista”
- non aggiornare il documento dopo il cambio del professionista di fiducia
- confondere sede legale con luogo di tenuta delle scritture contabili
- non indicare la conservazione digitale.
Le migliori pratiche per business center e coworking
Ogni operatore dovrebbe predisporre una procedura standard che preveda:
- acquisizione della dichiarazione contestualmente alla firma del contratto
- verifica dei dati del depositario
- aggiornamento in caso di variazione
- archiviazione unitamente al contratto
- richiamo dell’obbligo nelle condizioni contrattuali.
Questa semplice procedura riduce notevolmente i rischi operativi.
Conclusioni
La dichiarazione di tenuta delle scritture contabili è un documento spesso sottovalutato ma estremamente importante.
Non rappresenta soltanto un adempimento amministrativo: costituisce uno strumento di tutela per tutte le parti coinvolte.
Per i gestori di business center, coworking e uffici flessibili significa poter dimostrare con chiarezza di non essere depositari della contabilità del cliente, evitando equivoci durante eventuali controlli.
Per le imprese, invece, rappresenta una garanzia di trasparenza e una modalità semplice per individuare il corretto luogo di esibizione della documentazione contabile.
In un settore in cui sempre più aziende utilizzano sedi legali presso coworking, business center e uffici virtuali, inserire la dichiarazione di tenuta delle scritture contabili tra i documenti contrattuali dovrebbe diventare una prassi consolidata e un elemento qualificante del servizio offerto.