La tua presenza in città: da dove inziare
Le opportunità fornite dai servizi virtuali
E’ possibile avere una presenza a Firenze per un professionista ed una impresa senza sostenere i costi di un ufficio o di uno studio? Senza dovere investire, soprattutto nella fase di avvio dell’attività, in attrezzature, arredi, utenze? La risposta è sì, è certamente possibile con un contratto di ufficio virtuale a Firenze.
Come scegliere e attivare il tuo virtual office
Consigli pratici e informazioni utili
L’ufficio virtuale in cosa consiste, quali sono i fornitori di questo servizio, quali i tempi di attivazione?
Non esiste una sola tipologia di ufficio virtuale, ma soprattutto non esiste una definizione univoca di ufficio virtuale comune per tutti gli operatori che vendono il servizio e questa situazione è valida anche per la città di Firenze.
La prima e più semplice forma di ufficio virtuale è associare l’ufficio virtuale ad un recapito postale, ad un indirizzo quindi. In questo caso l’uso dell’indirizzo da parte dell’impresa e del professionista è limitato alla sola rappresentanza, si sceglie una location di prestigio, un indirizzo conosciuto e lo si pubblica sul proprio sito internet, nei biglietti da visita, si crea un place nelle mappe di Google.
Il fornitore dell’ufficio virtuale può dare evidenza della presenza del cliente con una targa, cura il ritiro della posta e la comunicazione di ciò che è stato ricevuto al cliente. Non rientra in questa prima forma di virtual office di Firenze l’uso dell’indirizzo come centro di affari e quindi lo stesso non può essere comunicato al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio di Firenze.
Quanto costa il servizio di ufficio virtuale “base”? Mediamente a Firenze il servizio è offerto ad €. 700 annui.
Abbiamo premesso che non esiste una definizione univoca del concetto di ufficio virtuale nel mondo del flex office. L’ufficio virtuale può essere identificato anche con il servizio di sede legale o domiciliazione legale. In cosa si distingue dal primo ufficio virtuale? In questo caso la ditta individuale, la società anche estera, richiede l’utilizzo dell’indirizzo del coworking per eleggere la sede legale del nuovo soggetto giuridico o trasferire qui quella del soggetto già esistente.
La società potrà ad esempio iscriversi al Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio di Firenze, sita in Piazza dei Giudici n. 3. Anche questo servizio di ufficio virtuale può integrare l’uso dell’indirizzo con una targa, la segreteria cura il ritiro non più di sola documentazione commerciale, ma anche di eventuali raccomandate e di atti giudiziari. L’indirizzo è la sede legale della società, ma anche di una associazione è il suo centro di affari ed interessi. Una eventuale ricerca presso il Registro delle Imprese oltre a dare evidenza della PEC, evidenzierà anche l’indirizzo di Firenze.
Abbiamo visto due tipologie di ufficio virtuale: l’ufficio virtuale “senza rilevanza giuridica” e l’ufficio virtuale quale centro di affari ed interessi.
L’ufficio virtuale però sempre più spesso “richiede” che oltre ad un indirizzo di Firenze sia associato anche un numero di telefonico, un numero geografico 055. Questo per dare maggiore concretezza e garanzia a clienti e fornitori. Sapere che un professionista o una società è a Firenze è maggiormente credibile quando all’indirizzo è associato un numero di telefono e magari anche un servizio di risposta personalizzata, con l’accento toscano. Chi offre i servizi di uffici virtuali in genere rende anche disponibile il servizio di segretariato telefonico, un servizio di risposta personalizzata con il nome del cliente e secondo le sue istruzioni. Questo teoricamente è il concetto pubblicizzato come virtuale office.
All’ufficio virtuale, con o senza numerazione telefonica e relativo servizio di risposta personalizzata può essere abbinato l’utilizzo occasionale di uno spazio di lavoro.
Un ufficio privato, una piccola sala meeting da prenotare a Firenze e da utilizzare per call, selezioni del personale, incontro con i propri collaboratori. L’uso spot di uno spazio di lavoro permette di ottimizzare i costi e spendere solo per le ore di effettivo utilizzo dello spazio. Questa soluzione di ufficio virtuale, combina uno spazio fisico, ad un indirizzo, ad un eventuale numero telefonico e a tutto il supporto di segreteria. In particolare la segretaria può curare nei giorni di noleggio dell’ufficio, l’accoglienza degli ospiti, la stampa e la scansione di documenti.
Chiarito cosa è un ufficio virtuale, vediamo a Firenze chi eroga questi servizi.
In generale i virtual office vengono offerti da società del flex office: hub, coworking e business center.
Quando si parla però di domiciliazione societaria e segretariato telefonico, l’offerta si riduce fortemente. Perché l’offerta si riduce? Per il segretariato telefonico i motivi sono da ricondurre alla necessità di avere in organico aziendale una o più figure di centralino in grado di coprire tra le otto e le dieci ore al giorno in segreteria. Non tutti gli imprenditori sono propensi però ad avere molto personale in staff.
Per le sedi legali, l’offerta si contrae perché non tutti gli operatori vogliono accogliere presso il proprio indirizzo ditte individuali e società che nel tempo potrebbero essere soggette a controlli e verifiche.
Ufficio virutale a Firenze: le sedi
Scegli la zona a te più congeniale della città
A Firenze in particolare il servizio di ufficio virtuale è proposto dal Marconi World Office, da Firenze Nova Business Center, da Belfiore 10 e dal gruppo Regus. Altri operatori che magari offrono domiciliazioni e spazi lavoro sono Studio In e Impact Hub.
Il servizio di ufficio virtuale può essere attivato in poche ore e con la capillarità di domiciliazione.com può combinare anche più città contemporaneamente. E’ a disposizione un supporto tecnico qualificato al numero verde 800 090 130